Lizenzverschwendung

Die meisten Microsoft 365-Tenants zahlen für Lizenzen, die niemand nutzt: gekaufte und nie zugewiesene Plätze, Lizenzen, die noch an deaktivierten Konten hängen, und Lizenzen bei Personen, die sich seit Monaten nicht angemeldet haben. Der License-Waste-Bericht findet alle drei und versieht sie mit einem monatlichen und jährlichen Preisschild, sodass Sie genau wissen, wie viel Geld auf dem Tisch liegt.

Der Bericht liest Live-Daten aus Ihrem verbundenen Microsoft-Tenant. Es ist kein Scan: Nichts wird geplant und kein Scanner läuft. Sie öffnen die Seite, und die Zahlen werden auf der Stelle berechnet und dann für etwa sechs Stunden zwischengespeichert.

Erfordert einen kostenpflichtigen Tarif

Der License-Waste-Bericht ist in kostenpflichtigen Tarifen enthalten. Ohne kostenpflichtigen Tarif zeigt die Seite eine Upgrade-Aufforderung mit Beispieldaten anstelle von Ergebnissen. Was jeder Tarif enthält, sehen Sie auf der Tarifseite.

Was als Verschwendung zählt

Der Bericht gruppiert Verschwendung in drei Kategorien:

Nicht zugewiesene Lizenzen

Plätze, die Sie gekauft, aber niemandem zugewiesen haben. Für jede SKU vergleicht der Bericht die gekaufte Menge mit der zugewiesenen Menge; die Differenz ist reine Ladenhüterware. Ist eine SKU überbelegt (mehr zugewiesen als gekauft, was während einer Lizenzreduzierung kurzzeitig vorkommen kann), wird sie als null Verschwendung statt als negative Zahl ausgewiesen.

Lizenzen an deaktivierten Nutzern

Konten, die von der Anmeldung ausgeschlossen sind, aber weiterhin Lizenzen besitzen. Beim Offboarding wird oft das Konto deaktiviert, die Lizenz aber vergessen; diese Plätze lassen sich sofort zurückgewinnen.

Lizenzen an inaktiven Nutzern

Aktivierte, lizenzierte Konten ohne Anmeldung (interaktiv oder nicht interaktiv) seit mehr als 90 Tagen. Konten, die sich noch nie angemeldet haben, zählen erst dann als inaktiv, wenn sie älter als 90 Tage sind, sodass brandneue Mitarbeitende während des Onboardings nicht markiert werden.

Jede Lizenz wird genau einer Kategorie zugeordnet. Ein Nutzer, der sowohl deaktiviert als auch inaktiv ist, zählt nur als deaktiviert, denn die Lizenz von einem deaktivierten Konto zu entfernen ist die stärkere, sicherere Empfehlung.

Woher die Geldbeträge stammen

Die Preise sind die von Microsoft veröffentlichten kommerziellen Listenpreise (Jahresbindung, monatlich abgerechnet) für die gängigen SKUs: die Microsoft 365- und Office 365-Suiten, die Business-Pläne, Exchange Online, Microsoft Entra ID P1/P2, Intune, die Defender-Pläne, Copilot, Teams Phone, Power BI, Project und Visio sowie die E5-Add-ons für Security und Compliance.

Zwei Dinge sollten Sie im Hinterkopf behalten:

• Es sind Schätzungen. Ihre Preise aus Vertrag, CSP oder EA weichen in der Regel davon ab. Behandeln Sie die Summen als Größenordnung, nicht als Rechnung.
• Unbekannte SKUs fließen nicht in die Geldsummen ein. Eine SKU ohne bekannten Listenpreis erscheint zwar mit ihren Stückzahlen in der Tabelle, trägt aber nicht zu den Geldbeträgen bei. Der Bericht sagt Ihnen, wie viele verschwendete Einheiten unbepreist blieben.

Die Währung des Berichts richtet sich nach Ihrer Kontoregion: EUR für EU-Konten, USD für US-Konten, wobei die jeweils andere Währung neben der Kennzahl angezeigt wird.

Den Bericht lesen

• Die Kennzahl ist die geschätzte monatliche Verschwendung über alle verbundenen Tenants hinweg, mit dem jährlichen Gegenwert darunter.
• Größter Kostentreiber verweist auf die einzelne SKU, die das meiste Geld verbrennt, und dort beginnt man meist am besten.
• Die SKU-Tabelle listet jede Lizenz-SKU mit gekauften, zugewiesenen, nicht zugewiesenen und verschwendeten Einheiten sowie der monatlichen Verschwendung auf.
• Die Nutzerlisten nennen jeden deaktivierten oder inaktiven Lizenzinhaber samt seiner Anmeldehistorie, sodass Sie vor der Rückgewinnung prüfen können.
• CSV exportieren lädt alles auf der Seite als einzelne Datei für Ihr Lizenz-Review-Meeting herunter.

Wenn keine Anmeldeaktivitätsdaten verfügbar sind

Um inaktive Nutzer zu erkennen, werden die Daten zur Anmeldeaktivität benötigt, die Microsoft nur auf Tenants mit einer Microsoft Entra ID P1-Lizenz (oder höher) bereitstellt. Ohne sie überspringt der Bericht das Inaktivitätssignal einfach und weist auf der Seite darauf hin; nicht zugewiesene Lizenzen und Lizenzen an deaktivierten Nutzern werden immer gemeldet.

Mehrere Tenants

Wenn Sie mehr als einen Microsoft-Tenant verbunden haben, zeigt der Bericht einen Abschnitt pro Tenant, und die Kennzahl summiert alle. Ein Tenant, dessen Daten nicht gelesen werden können (etwa wenn die Admin-Zustimmung widerrufen wurde), wird als nicht verfügbar gemeldet, ohne die anderen Tenants zu beeinträchtigen.