Licencias desperdiciadas
La mayoría de los tenants de Microsoft 365 pagan por licencias que nadie usa: puestos comprados y nunca asignados, licencias todavía vinculadas a cuentas deshabilitadas y licencias en manos de personas que llevan meses sin iniciar sesión. El informe Licencias desperdiciadas encuentra los tres casos y les pone un precio mensual y anual, para que sepas exactamente cuánto dinero hay sobre la mesa.
El informe lee datos en vivo de tu tenant de Microsoft conectado. No es un análisis: no se programa nada y no se ejecuta ningún escáner. Abre la página y las cifras se calculan en el momento, y luego se guardan en caché durante unas seis horas.
Requiere un plan de pago
El informe Licencias desperdiciadas forma parte de los planes de pago. Sin un plan de pago, la página muestra una invitación a mejorar el plan con datos de ejemplo en lugar de resultados. Consulta la página de planes para ver qué incluye cada plan.
Qué cuenta como desperdicio
El informe agrupa el desperdicio en tres categorías:
Licencias sin asignar
Puestos que compraste pero que nunca asignaste a nadie. Para cada SKU, el informe compara la cantidad comprada con la cantidad asignada; la diferencia es puro material de estantería. Si un SKU está sobresuscrito (más asignaciones que compras, algo que puede ocurrir brevemente durante una reducción de licencias), se informa como desperdicio cero en lugar de como un número negativo.
Licencias en usuarios deshabilitados
Cuentas con el inicio de sesión bloqueado que todavía conservan licencias. En las bajas de personal es habitual deshabilitar la cuenta y olvidar la licencia; estos puestos pueden recuperarse de inmediato.
Licencias en usuarios inactivos
Cuentas habilitadas y con licencia sin ningún inicio de sesión (interactivo o no interactivo) durante más de 90 días. Las cuentas que nunca han iniciado sesión cuentan como inactivas solo cuando tienen más de 90 días, para que las nuevas incorporaciones no se marquen durante su periodo de incorporación.
Cada licencia se cuenta en exactamente una categoría. Un usuario que está a la vez deshabilitado e inactivo cuenta solo como deshabilitado, porque retirar la licencia de una cuenta deshabilitada es la recomendación más contundente y segura.
De dónde salen las cifras de dinero
Los precios son los precios de lista comerciales publicados por Microsoft (compromiso anual, facturación mensual) para los SKU habituales: las suites de Microsoft 365 y Office 365, los planes Business, Exchange Online, Microsoft Entra ID P1/P2, Intune, los planes de Defender, Copilot, Teams Phone, Power BI, Project y Visio, y los complementos E5 Security y Compliance.
Dos cosas a tener en cuenta:
- Son estimaciones. Tu precio de contrato, CSP o EA suele ser diferente. Toma los totales como un orden de magnitud, no como una factura.
- Los SKU desconocidos se excluyen de los totales de dinero. Un SKU sin precio de lista conocido sigue apareciendo en la tabla con sus recuentos de unidades, pero no contribuye a las cifras de dinero. El informe te indica cuántas unidades desperdiciadas quedaron sin valorar.
La divisa del informe sigue la región de tu cuenta: EUR para cuentas de la UE, USD para cuentas de EE. UU., con la otra divisa mostrada junto a la cifra principal.
Interpretar el informe
- La cifra principal es el desperdicio mensual estimado en todos los tenants conectados, con el equivalente anual debajo.
- El mayor infractor señala el SKU que más dinero quema, que suele ser el mejor punto de partida.
- La tabla de SKU lista cada SKU de licencia con las unidades compradas, asignadas, sin asignar, desperdiciadas y el desperdicio mensual.
- Las listas de usuarios nombran a cada titular de licencia deshabilitado o inactivo con su historial de inicios de sesión, para que puedas verificar antes de recuperar la licencia.
- Exportar CSV descarga todo el contenido de la página en un único archivo para tu reunión de revisión de licencias.
Cuando no hay datos de inicio de sesión
Detectar usuarios inactivos requiere los datos de actividad de inicio de sesión que Microsoft expone solo en tenants con una licencia de Microsoft Entra ID P1 (o superior). Sin ella, el informe simplemente omite la señal de inactividad y lo indica en la página; las licencias sin asignar y las de usuarios deshabilitados se informan siempre.
Varios tenants
Si has conectado más de un tenant de Microsoft, el informe muestra una sección por tenant y la cifra principal los suma todos. Un tenant cuyos datos no se pueden leer (por ejemplo, cuando se revocó el consentimiento de administrador) se informa como no disponible sin afectar a los demás tenants.