Licentieverspilling

De meeste Microsoft 365-tenants betalen voor licenties die niemand gebruikt: licenties die zijn gekocht maar nooit toegewezen, licenties die nog aan uitgeschakelde accounts hangen en licenties van mensen die zich al maanden niet hebben aangemeld. Het rapport Licentieverspilling vindt alle drie en hangt er een maandelijks en jaarlijks prijskaartje aan, zodat je precies weet hoeveel geld er op tafel ligt.

Het rapport leest live gegevens uit je verbonden Microsoft-tenant. Het is geen scan: er wordt niets ingepland en er draait geen scanner. Open de pagina en de cijfers worden ter plekke berekend, en daarna ongeveer zes uur in de cache bewaard.

Vereist een betaald abonnement

Het rapport Licentieverspilling is inbegrepen bij betaalde abonnementen. Zonder een betaald abonnement toont de pagina een upgrademelding met voorbeeldgegevens in plaats van resultaten. Bekijk de abonnementenpagina voor wat elk abonnement bevat.

Wat telt als verspilling

Het rapport verdeelt verspilling in drie categorieën:

Niet-toegewezen licenties

Licenties die je hebt gekocht maar nooit aan iemand hebt toegewezen. Voor elke SKU vergelijkt het rapport het gekochte aantal met het toegewezen aantal; het verschil is pure plankvulling. Als een SKU overtekend is (meer toegewezen dan gekocht, wat kort kan voorkomen tijdens een licentievermindering), wordt deze gerapporteerd als nul verspilling in plaats van als een negatief getal.

Licenties van uitgeschakelde gebruikers

Accounts die zich niet meer kunnen aanmelden maar nog wel licenties hebben. Bij offboarding wordt het account vaak uitgeschakeld en de licentie vergeten; deze licenties kun je direct terugvorderen.

Licenties van inactieve gebruikers

Ingeschakelde accounts met een licentie maar zonder aanmelding (interactief of niet-interactief) in de afgelopen 90 dagen. Accounts die zich nog nooit hebben aangemeld, tellen alleen als inactief wanneer ze ouder zijn dan 90 dagen, zodat gloednieuwe medewerkers tijdens hun onboarding niet worden gemarkeerd.

Elke licentie wordt in precies één categorie geteld. Een gebruiker die zowel uitgeschakeld als inactief is, telt alleen als uitgeschakeld, omdat het intrekken van de licentie van een uitgeschakeld account de sterkere, veiligere aanbeveling is.

Waar de bedragen vandaan komen

De prijzen zijn de gepubliceerde commerciële catalogusprijzen van Microsoft (jaarlijkse verbintenis, maandelijks gefactureerd) voor de gangbare SKU's: de Microsoft 365- en Office 365-suites, Business-abonnementen, Exchange Online, Microsoft Entra ID P1/P2, Intune, de Defender-abonnementen, Copilot, Teams Phone, Power BI, Project en Visio, en de E5 Security- en Compliance-add-ons.

Twee dingen om in gedachten te houden:

• Het zijn schattingen. Je contract-, CSP- of EA-prijzen wijken meestal af. Zie de totalen als een ordegrootte, niet als een factuur.
• Onbekende SKU's tellen niet mee in de bedragen. Een SKU zonder bekende catalogusprijs verschijnt wel in de tabel met de bijbehorende aantallen, maar draagt niet bij aan de bedragen. Het rapport vermeldt hoeveel verspilde eenheden zonder prijs zijn gebleven.

De rapportvaluta volgt je accountregio: EUR voor EU-accounts, USD voor US-accounts, met de andere valuta naast het hoofdbedrag.

Het rapport lezen

• Het hoofdbedrag is de geschatte maandelijkse verspilling over alle verbonden tenants, met daaronder het jaarlijkse equivalent.
• Grootste kostenpost wijst de ene SKU aan die het meeste geld verbrandt; daar begin je meestal.
• De SKU-tabel toont elke licentie-SKU met gekochte, toegewezen, niet-toegewezen en verspilde eenheden en de maandelijkse verspilling.
• De gebruikerslijsten noemen elke uitgeschakelde of inactieve licentiehouder met de aanmeldgeschiedenis, zodat je kunt controleren voordat je een licentie terugvordert.
• CSV exporteren downloadt alles op de pagina als één bestand voor je licentie-overleg.

Wanneer aanmeldgegevens niet beschikbaar zijn

Het detecteren van inactieve gebruikers vereist de gegevens over aanmeldactiviteit die Microsoft alleen beschikbaar stelt op tenants met een Microsoft Entra ID P1-licentie (of hoger). Zonder die gegevens slaat het rapport het inactiviteitssignaal gewoon over en vermeldt dat op de pagina; niet-toegewezen licenties en licenties van uitgeschakelde gebruikers worden altijd gerapporteerd.

Meerdere tenants

Heb je meer dan één Microsoft-tenant verbonden, dan toont het rapport een sectie per tenant en telt het hoofdbedrag alle tenants bij elkaar op. Een tenant waarvan de gegevens niet gelezen kunnen worden (bijvoorbeeld wanneer de beheerderstoestemming is ingetrokken), wordt als niet beschikbaar gerapporteerd zonder de andere tenants te beïnvloeden.